プライバシーポリシー

株式会社デバイスエージェンシー（以下「当社」といいます）は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）その他の関係法令およびガイドラインを守り、お預かりした個人情報を適切に取り扱います。そのための方針と、個人情報保護法にもとづいて公表する事項を、以下のとおり定めます。

1. 事業者の名称・住所・代表者

株式会社デバイスエージェンシー
〒550-0015 大阪市西区南堀江4丁目17番18号 原田ビルディング1階
代表取締役 田中 実

2. 取得する個人情報と取得の方法

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、適正な方法により個人情報を取得します。偽りその他不正な手段による取得はしません。主に次の情報を取得します。

• お問い合わせ・資料請求・お見積り・ご契約の際にいただく、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、住所、お問い合わせ内容など
• 製品・サービスの提供、設置工事、保守の際にいただく、ご担当者の連絡先、設置場所に関する情報など
• 当社のウェブサイトの閲覧時に取得する、Cookie等の識別子、IPアドレス、閲覧したページ、ブラウザの種類などの情報（第9条）
• 採用選考にご応募いただいた方の履歴書等に記載された情報
• 当社の事務所等に設置した防犯カメラの映像

3. 利用目的

当社は、取得した個人情報を次の目的の範囲内で利用します。法令で認められる場合を除き、この範囲を超えて利用する場合は、あらかじめご本人の同意を得ます。

4. 施設等から委託を受けて取り扱う個人情報

当社は、スマートチェックイン、AIコールセンター、ラゲッジドックなどの製品・サービスを通じて、ホテル・旅館、レンタカー店などのご利用施設（以下「ご利用施設」といいます）の利用者の個人情報（宿泊者名簿の記載事項、予約情報、通話の内容など）を取り扱うことがあります。当社は、これらの情報を、ご利用施設との契約および指示に従い、委託された業務の範囲内で取り扱います。

これらの情報に関する開示、訂正、利用停止、削除等のご希望は、原則としてご利用の施設へお申し出ください。当社にお申し出があった場合は、当社が独自に開示・削除等を行うのではなく、ご利用施設へお取り次ぎし、ご利用施設の指示と法令に従って対応します。

5. AIコールセンターにおける通話情報の取扱い

当社がご利用施設に提供するAIコールセンター（ホテル・宿泊施設向けのAI電話応対サービスと、スタッフ用アプリ）では、第4条のとおりご利用施設から委託を受けて、次のとおり情報を取り扱います。

1. 取り扱う情報
   発信元の電話番号、通話の音声（録音データ）、通話内容の文字起こしと翻訳の結果、通話の日時と時間、ご予約の照合に必要な情報（お名前のカナ、部屋番号、宿泊日など）、スタッフへの取次ぎ内容、スタッフ用アプリにログインするためのメールアドレス等のアカウント情報、スタッフ用アプリへ通知を送るための端末の識別子、サービスの利用にともなうアクセス記録（ログ）
2. 利用目的
   お問い合わせへの自動応答、スタッフへの取次ぎ、通話内容の記録と確認、ご予約内容の照合、ご利用施設に対する応対品質の改善、サービスの運用・保守・不具合対応
3. 録音について
   通話は、応対品質の向上のために録音しています。録音を行う通話では、原則として通話の開始時に、録音していることをお知らせします。
4. 保存期間
   通話の録音データ、文字起こし、応対の記録は、原則として通話日から6か月以内に、当社が管理するシステムから削除します。ただし、法令上の保存義務がある場合、障害や不正利用の調査、紛争への対応が必要な場合、またはご利用施設との契約で別の期間を定めた場合は、必要な期間保存することがあります。バックアップや委託先のシステムに残るデータは、復旧や障害対応に必要な期間に限って保管し、順次削除します。通常の業務の目的で再び利用することはありません。
5. 委託の範囲を超えた利用の禁止
   当社は、個人を識別できるかどうかにかかわらず、ご利用施設から委託された業務の範囲を超えて、通話情報を当社独自のサービス改善やAIの学習に利用しません。
6. 外部のサービスの利用
   電話の着信・転送・録音、音声の文字起こしと言語の判定、翻訳、AIによる応答文の作成、音声の合成、スタッフ用アプリへの通知のために、当社が委託する外部の事業者のサービスに、通話の音声や文字起こしの内容などを送ります。利用している事業者と所在国は第8条のとおりです。当社は、これらの事業者が受け取った情報を自社のAIの学習に利用しない設定または条件で利用します。録音データ、文字起こし、応対の記録は、日本国内（東京）のサーバーに保存します。

6. 第三者への提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ずに個人データを第三者に提供しません。

• 法令にもとづく場合
• 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが難しいとき
• 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合で、ご本人の同意を得ることが難しいとき
• 国の機関や地方公共団体、またはその委託を受けた者が法令の定める事務を行うことに協力する必要がある場合で、ご本人の同意を得ることでその事務に支障が出るおそれがあるとき
• その他、個人情報保護法で認められている場合

なお、第7条の業務の委託、合併その他の事由による事業の承継にともなって個人データを提供する場合は、第三者への提供にあたりません。

7. 業務の委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データの取扱いの全部または一部を外部の事業者に委託することがあります（例：設置工事の協力会社、配送業者、決済代行、電子契約、ITサービスの提供事業者）。委託する場合は、個人情報を適切に取り扱う事業者を選び、契約で安全管理の方法や再委託の条件を定め、必要かつ適切な監督を行います。

8. 外国にある第三者への提供

当社は、AIコールセンターの提供にあたり、次の事業者のサービスを利用しています。外国にある事業者への提供、および国内の事業者が外国で処理する場合の取扱いは、この条のとおりです。

アメリカ合衆国の個人情報保護制度については、個人情報保護委員会が公表している外国における個人情報の保護に関する制度等の調査をご覧ください。

外国にある第三者へ個人データを提供する場合は、提供先ごとに、所在国、データの処理・保存の状況、再委託先、契約の内容を確認し、ご本人の同意、個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制の整備など、個人情報保護法第28条に定める要件を満たした場合に限り提供します。基準に適合する体制の整備を根拠とする場合は、提供先が必要な措置を続けているかを定期的に確認し、ご本人から求めがあった場合は、法令で定める情報を提供します。ご本人の同意を得る場合は、あらかじめ、提供先の国の名称、その国の個人情報保護制度、提供先が講じる措置に関する情報をお知らせします。

9. Cookie等の利用と外部への情報の送信

当社のウェブサイトでは、Google LLC が提供する Google タグマネージャーを使って、外部のサービスのタグ（計測用のプログラム）を管理しています。利用状況の分析、利便性の向上、不正なアクセスの防止のために使う外部のサービスは、Cookie 等を使って情報を取得する場合があります。これにより、閲覧したページ、日時、ブラウザの種類、IPアドレスなどの情報が提供元の事業者に送信されます。送信先の事業者は、受け取った情報を、その事業者が持つ他の情報と結びつけて取り扱う場合があります。

この項目は、当社が運営する次のウェブサイトに適用します：device-agency.co.jp、and-iot.jp（製品サイト）、およびこれらのサブドメイン。

現在利用している外部のサービスは、次のとおりです。

Cookie は、ブラウザの設定で無効にできます。ただし、一部の機能が使えなくなる場合があります。

10. 安全管理のために講じる措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損を防ぐため、取扱いの状況とリスクに応じて、次の措置を講じます。

1. 基本方針の策定
   個人データの適正な取扱いのため、この方針を定めています。
2. 取扱規律の整備
   取得、利用、保存、提供、削除・廃棄の各段階で、取扱いの方法と責任者を定めています。
3. 組織的安全管理措置
   個人情報保護管理者を置き、個人データを取り扱う従業員と取り扱う範囲を定めています。法令や社内のルールに違反している事実や、そのおそれを知った場合に報告・対応する体制を整えています。取扱状況を定期的に点検しています。
4. 人的安全管理措置
   従業員に、個人データの取扱いに関する教育を定期的に行っています。個人データの秘密保持に関する事項を就業規則等に定めています。
5. 物理的安全管理措置
   個人データを取り扱う場所への立ち入りを管理し、書類や機器、記録媒体の盗難・紛失を防ぐ措置を講じています。不要になった個人データは、復元できない方法で削除・廃棄しています。
6. 技術的安全管理措置
   個人データへのアクセスを必要な担当者に限り、利用者の認証と、必要に応じたアクセスの記録を行います。不正アクセスや不正なソフトウェアから守る仕組みを導入し、パスワード等の認証情報は安全な方法で保管しています。
7. 外的環境の把握
   個人データは、日本国内と、当社が利用するクラウドサービスの提供地域（主にアメリカ合衆国。詳しくは第8条）で取り扱います。外国で個人データを取り扱う場合は、その国の個人情報保護制度、委託先・再委託先の安全管理措置、保存と削除の条件などを確認し、必要な安全管理措置を講じます。

11. 保有個人データに関するご請求の手続き

当社が保有する個人データ（保有個人データ）について、ご本人またはその代理人は、次のご請求ができます。

• 利用目的の通知
• 開示（第三者への提供の記録の開示を含みます。電磁的記録での提供など、開示の方法もご指定いただけます）
• 内容の訂正、追加または削除
• 利用の停止、消去、または第三者への提供の停止

1. 受付窓口
   第14条の窓口にご連絡ください。当社所定の請求書をお送りします。
2. ご本人の確認
   ご請求の内容と方法に応じて、ご登録の連絡先への確認、本人確認書類など、合理的な方法でご本人であることを確認します。本人確認書類の提出をお願いする場合は、必要な書類、送り方、記載を隠していただく部分（本籍地など）をご案内します。代理人によるご請求の場合は、代理権を確認できる書類もお願いします。いただいた本人確認の情報は、ご請求への対応とその記録に必要な期間だけ保管し、その後は安全な方法で削除・廃棄します。
3. 手数料
   利用目的の通知と開示のご請求について手数料をいただく場合は、回答の方法などをふまえ、実費を勘案した合理的な額とお支払いの方法を、受付時にお知らせします。
4. 回答
   ご本人であることを確認できたあと、遅滞なく、書面、電子メール等で回答します。ご請求に応じられない場合は、その旨と理由をお知らせします。
5. 取得した情報の扱い
   ご請求にあたってご提供いただいた個人情報は、そのご請求への対応のためにのみ利用します。

12. 漏えい等が発生した場合の対応

個人データの漏えい等が発生した場合、またはそのおそれがあることを知った場合は、事実関係の調査、被害の拡大の防止、影響範囲の特定、再発防止などの措置を講じます。法令で定める報告の対象となる事態にあたる場合は、個人情報保護委員会への報告と、ご本人への通知を行います。

13. 16歳未満の方の個人情報

当社は、16歳未満の方の個人情報を取り扱う場合、その方の最善の利益に配慮します。法令上、ご本人の同意やご本人への通知などが必要な場合は、法令に従い、法定代理人の方に対して必要な手続きを行います。

14. お問い合わせ・苦情の窓口

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、第11条のご請求は、次の窓口で受け付けます。ご来社によるお申し出はお受けしておりません。

株式会社デバイスエージェンシー 個人情報保護管理者
〒550-0015 大阪市西区南堀江4丁目17番18号 原田ビルディング1階
電話：06-6585-9865（受付 年中無休 10:00〜17:00）
FAX：06-6585-9875
メール：info@device-agency.co.jp

15. この方針の改定

当社は、法令の改正や事業内容の変化に合わせて、この方針を改定することがあります。改定した場合は、このページでお知らせします。

制定日：2017年6月1日
最終改定日：2026年11月1日